La firma digital, más cómoda y segura

La firma de documentos es un elemento clave en nuestro día a día. Ya sean autorizaciones de todo tipo, contratos o controles de visitas, el volumen de documentos a firmar es amplio. Es por este motivo que un sistema de firma digital nos aportará seguridad y comodidad.

 En TAAF, hemos dado un paso adelante al integrar los servicios de Viafirma, nuestro nuevo proveedor de firma digital, que garantiza procesos rápidos y seguros.

¿Qué es la Firma Digital?

Cuando hablamos de firma digital nos referimos a un concepto, principalmente legal, ya que se trata de un mecanismo criptográfico que identifica al emisor y al receptor, y además asegura que el documento no sufre ningún cambio.

Es un mecanismo que permite autenticar documentos electrónicos de manera segura, garantizando la integridad y autenticidad de los mismos. A diferencia de la firma manuscrita, la ofrece una mayor protección contra fraudes y modificaciones no autorizadas.

Ventajas de la firma digital

Este tipo de firmas, aportan todo un conjunto de ventajas legales (puede que también te interese este post👉4 RAZONES Y 1 CONSEJO PARA USAR COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS CERTIFICADAS) y de comodidad que a continuación os listamos:

• Ahorro de Tiempo: La firma digital elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos. Todo el proceso se realiza de manera electrónica, lo que ahorra tiempo y reduce la carga administrativa.
• Seguridad y Confidencialidad: Con la integración de Viafirma, garantizamos que todas las transacciones y firmas digitales se realicen con los más altos estándares de seguridad, protegiendo la información confidencial de nuestros clientes.El contenido del documento queda inalterable, garantizando la identidad del firmante y la autenticación del mismo.
• Eficiencia Operativa: Los administradores de fincas, gestores de patrimonio e inmobiliarias pueden gestionar contratos, acuerdos y otros documentos legales de manera más eficiente. La firma digital agiliza los procesos y mejora la organización de los documentos.También  se eliminan todos los problemas de distancias que puedan aparecer. La firma digital puede realizarse de forma remota, de forma que se puede firmar un documento desde el otro lado del mundo.
• Cumplimiento Legal: Las firmas digitales cumplen con las normativas y leyes vigentes, tanto a nivel nacional como internacional. Esto asegura que los documentos firmados digitalmente tengan validez legal y sean aceptados en cualquier jurisdicción.
• Reducción de Costes: Al eliminar el uso de papel y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, la firma digital contribuye a una reducción significativa de costes operativos, además de ajustarnos a los planes de transición digital  Europea del 2030, para reducir el consumo de papel y fomentar y facilitar las comunicaciones por los canales digitales.

Tipos de Firma Digital

Existen distintas formatos. Vamos a enumerar tres tipos que nos serán de gran utilidad a la hora de agilizar las gestiones en nuestros despachos.

La Firma Digital Remota

Es la que permite que el firmante o los firmantes puedan hacerlo desde cualquier parte del mundo. Para ello, se les envía el documento a su correo electrónico, siendo este un primer punto autenticación del firmante. Una vez recibido el documento por email, el firmante puede leer el documento y finalmente firmarlo.

Para la firma, el firmante podrá utilizar una stilus si la pantalla es táctil o su dedo. Si el documento se está visionando desde un ordenador personal sin soporte táctil, la firma se puede realizar desde el mouse.

Una vez firmado, para poder verificar la firma, el firmante deberá introducir un código único enviado en ese instante por SMS a su teléfono móvil (segundo punto de autenticación). Esta doble verificación es muy similar a la utilizado por los bancos, sobretodo desde la implantación de la normativa PSD2.

La firma biométrica

Se debe realizar a través de un dispositivo validado. Esto significa que necesitamos un dispositivo tipo tablet, smartphone o pc que disponga de stylus, para poder realizar la firma.

El documento será enviado a dicho dispositivo y el firmante deberá firmar en este con el stylus. En este caso, es la biometría lo que nos aporta la autenticidad y validez de la firma.

En ambos casos, se genera un documento que funciona como auditoria, donde se incluyen todos los registros, eventos y evidencias recogidos durante el proceso de la firma.

El tercero de confianza

Esta certificación que se genera con la firma digital, se encripta para la seguridad del emisor y receptor de la firma. Esta encriptación, solo se podrá deshacer en caso de necesidad, por un tercero de confianza.

Este tercero de confianza no es nadie relacionado con el emisor del documento ni con el firmante, así como tampoco con el servicio de firma. Este tercero deberá facilitar la contraseña para desencriptar el documento, si por ejemplo, un procedimiento judicial lo requiere.

¿Cómo Implementarla?

En TAAF, hemos facilitado su implementación en nuestros procesos gracias a la colaboración con Viafirma. Este proveedor líder en soluciones de firma digital nos permite ofrecer a nuestros clientes una experiencia segura, rápida y eficiente.

Pueden acceder desde la plataforma de gestión de TAAF, donde los servicios de nuestros proveedores están integrados en tan solo un clic.

Conclusión

La integración de la firma digital, especialmente con la colaboración de Viafirma, representa un avance significativo en la gestión de propiedades. Además, la inclusión de otros servicios de terceros en nuestra plataforma proporciona un valor añadido, permitiendo una gestión integral y eficiente de propiedades.

En TAAF, estamos comprometidos en proporcionar soluciones innovadoras que mejoren la eficiencia y seguridad de nuestros clientes. Descubre cómo la firma digital y nuestros servicios integrales pueden transformar tu negocio y lleva tu gestión de propiedades al siguiente nivel.

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