Comentan por ahí que se ha adelantado más en estos duros meses en la digitalización de la empresa y la implantación del teletrabajo que en los últimos años. Las circunstancias han obligado a muchos a acelerar proyectos que tenían o improvisar soluciones para el teletrabajo.
Para no tener que seguir improvisando vamos a comentar algunos de los elementos más comunes que os pueden ayudar en la implantación del teletrabajo en vuestras empresas.
Soluciones Cloud:
Básico si no queremos depender de que el servidor de la empresa no se desconecte, falle o se actualice y tengamos que ir en persona a reiniciarlo, son casos que se han dado en pleno confinamiento y han supuesto un problema real. En nuestro caso durante estos meses hemos habilitado la opción Cloud del ERP de TAAF a muchos clientes, permitiendo un cambio inmediato al teletrabajo, con acceso garantizado a los datos y documentación asociados a la aplicación. Complementando esto con soluciones online como office365 nos permite no depender del PC de la oficina y ganar la movilidad.
En casos más avanzados, oficinas más grandes, ya disponen o se ha montado un sistema Cloud integral, que aparte de los servidores Cloud incorpora también escritorios virtuales para los usuarios, de forma que estos pueden seguir trabajando con total normalidad y con acceso a lo mismo que tenían en la oficina, en cualquier ordenador.
Administración Online (Intranet) de clientes:
La intranet de clientes ya es parte fundamental en nuestro día a día, pero hay que potenciarla.
Su principal funcionalidad tiene que ser dar acceso a la información de forma ágil y controlada a nuestros clientes, para evitar llamadas, visitas y malentendidos.
Pero debemos habilitar elementos que en la administración de fincas son de gran importancia y tenemos que adaptar a esta nueva normalidad que nos ha llegado.
- Gestión de Incidencias: Con la app tanto nuestros clientes como los industriales con los que trabajamos podrán intervenir o dar de alta incidencias, registrando directamente los resultados, fotos y demás en nuestro ERP.
- Juntas Online: Ya se están realizando con éxito, mediante la app y las funcionalidades habilitadas, podemos asegurar tanto la asistencia como las votaciones a tiempo real, a la vez que se realiza por videoconferencia.
- Cita previa: Las nuevas medidas de seguridad han obligado a implementar la cita previa, mediante la App también se puede gestionar la misma de forma práctica y concertar la cita con el administrador.
Firma Digital (Remota):
Vital en los tiempos que vivimos, aunque disponemos de 2 sistemas de firma diferenciados (Remota y biométrica), la que ahora es imprescindible para poder seguir con la normalidad es la remota; mediante esta funcionalidad podremos enviar por mail y SMS cualquier documento que no requiera una presencia notarial (Contratos de alquiler, reservas, Documentos SEPA, presupuestos...).
Resumiendo, algunas empresas tienen verdaderos problemas si dependen demasiado de procesos no digitalizados, y son estas las que han sufrido más esta nueva solución. Al final el trabajo se hace, pero probablemente con muchas más horas de las necesarias. Hay que apostar por el cambio tecnológico porque no es futuro, es presente.
Y ahora el consejo:
Algunos hacemos teletrabajo habitualmente, pero para otros es la primera vez; además dependerá del tipo de trabajo a realizar que será más o menos fácil adaptarse. ¿Trabajo de oficina? ¿Llamadas a clientes? ¿Reuniones y videoconferencias?
Analizando estos meses, si controlas al empleado por tiempo (horario) puede darse el caso que parezca que no se está cumpliendo, son muchas las interrupciones, y con niños en casa son inevitables. Además, si solo tienes que cumplir unas horas puedes tener tan poco rendimiento como se tenía en la oficina donde lo importante era la hora de entrar y salir.
Recomendación: Hay que controlar el teletrabajo por tareas, no por tiempo. Es decir, si se cumplen las tareas a realizar durante el día (o periodo definido), daremos por bueno el teletrabajo, el rendimiento y concentración puede bajar, pero normalmente se compensa modificando el horario o adaptándonos al mejor momento para trabajar.
