Implementando la Mejora Continua (PHVA), una explicación y un ejemplo práctico
Como consultores muchas veces cuando estamos en una
Como consultores muchas veces cuando estamos en una
empresa implementando nuestras soluciones incorporamos una mejora en los
procesos de trabajo.
Es un punto culminante del análisis y el trabajo, que el
cliente agradece y disfruta; pero … ¿Qué pasa después?
Bueno, lo que pase dependerá de nuestro cliente, pero recomendamos seguir con la mejora de procesos mediante la Mejora Continua.
Como la mejor forma de aprender algo tan genérico en
el mundo de la consultoría es verlo aplicado a nuestro mercado, os propongo una
definición y un ejemplo de aplicación.
La Mejora Continua es una técnica que implica la aplicación del Ciclo PHVA(o ciclo de Deming, que fue dado a conocer por Edwards Deming en la década de los 50) y consigue entrar en un proceso de análisis, propuestas y aplicación de soluciones, de manera constante par la optimización de recursos, mejora de la rentabilidad...
El Ciclo PHVA
Vamos a desarrollar lo que significan estas siglas, que será más fácil de comprender.
Planificar: La etapa más
importante, puesto que es la que permite el desarrollo de las otras tres.
Lo resumiremos en 3 puntos a realizar:
Identificar lo que queremos mejorar, definir los objetivos a alcanzar.
También en esta fase estableceremos los métodos para cumplir el objetivo.
Finalmente es importante concienciar y formar al personal en las medidas que se van a aplicar, y que se comprenda la meta.
Hacer: Etapa en la que ejecutaremos las acciones planeadas en la fase anterior. Es recomendable hacer una prueba piloto.
Verificar: Es momento de
comprobar que se hayan cumplido los objetivos mediante las mediciones previstas
en la primera fase.
Actuar: Finalizados los
procesos analizamos los resultados, documentando correctamente como se ha
realizado el proceso.
Aquí nos podemos encontrar con dos resultados:
Mejora prevista alcanzada: Se ha cumplido el objetivo; esto significa que las acciones realizadas han sido eficaces; qué haremos? Revisar el proceso y repetirlo identificando nuevas mejoras a implementar.
Objetivo no conseguido: La mejora no ha llegado a lo previsto; en este caso analizaremos el ciclo para identificar los errores cometidos y repetiremos el ciclo otra vez aplicando soluciones diferentes.
Un caso práctico:
Vamos a intentar aplicar de forma teórica la Mejora Continua en un proceso en la administración de fincas, de forma que se pueda comprender un poco mejor el sistema.
Imaginemos un despacho en el que tienen un alto volumen de cobros de recibos de alquiler y comunidades sin domiciliar. Saben que tienen que cambiar esto, pues les está provocando mucho desgaste al personal, gasto en recursos y errores de gestión.
Apliquemos la teoría del PHVA.
Planificar
Se trata de analizar el problema e identificar los puntos a mejorar. Como hemos comentado en la introducción del problema vamos a intentar atacar el problema de recursos, tiempo, personal y errores humanos.
Eliminar el flujo de dinero en metálico (por seguridad)
--> Introducción norma 57 (códigos de barras).
--> Derivar a domiciliado lo posible, a transferencia lo inevitable.
--> Posible pago online?
Disminución de las interrupciones y molestias al personal:
--> Limitar horario de caja.
--> Pre informar de la deuda por medios electrónicos y online, evitar llamadas y visitas.
Disminución errores humanos:
--> Norma 57 (Códigos de Barras)
--> Implementación software de gestión que evite los errores y acelere el proceso.
Un ejemplo es el módulo de caja de TAAF, que en caso de que se quiera mantener la caja, evita los errores humanos y acelera el proceso de cobros/pagos en despacho, al estar integrado con el resto del ERP.
Hacer
Vamos a aplicar las
nuevas herramientas y métodos decididos en la fase anterior. Para hacerlo
escogeremos una selección de clientes representativos que usaremos de prueba
piloto.
Por ejemplo, para esta
prueba piloto recomendaríamos escoger clientes de diferentes edades, así como
clientes que no quieran domiciliar por diferentes razones.
Verificar
Verificaremos que ha
pasado luego de aplicar las acciones decididas y las mediciones que hemos
tomado.
Vamos a suponer los
siguientes resultados:
Disminuyen de forma
significativa los errores humanos.
Los códigos de barras han
tenido una aceptación relativa, son fáciles de usar y desaparece el metálico
puesto que derivamos a la oficina más cercana la gente que viene queriendo
pagar en metálico.
El nuevo horario de caja
ha provocado quejas y colas. Como es normal en la implantación de un nuevo sistema.
Actuar
En este caso podemos
concluir que se ha mejorado parte del proceso, y otra parte ha derivado en
nuevos problemas que enfocaremos de otra
forma.
Códigos de barras: Se considera una buena medida, se mejora mediante el envío previo por carta y mail, informado que pueden pagar online o en cualquiera de las oficinas bancarias.
Horario de caja: Se disminuye el flujo de gente y la gente se adapta a la nueva situación.
Errores humanos: Quedan eliminados por el uso de un ERP especializado donde un solo controller puede revisar si existiese alguna incidencia.
Bueno, espero que este ejemplo os haya ayudado a
entender el proceso de mejora continua, os habéis encontrado con casos
similares? Como los habéis enfocado? Creéis que con este sistema conseguiríais
mejores resultados?
TAAF es una aplicación pensada para ti, para ayudarte en tu gestión y en tu evolución.
Preguntas Frecuentes
El software de gestión inmobiliaria reduce los costos operativos centralizando datos, automatizando tareas repetitivas, optimizando recursos y mejorando la comunicación entre todas las partes involucradas.
Centralizar datos y documentos facilita el acceso rápido y seguro a la información relevante, ahorra tiempo y reduce los costos asociados al almacenamiento y manejo de documentos físicos.
La automatización de tareas reduce la carga de trabajo del personal administrativo, disminuye la probabilidad de errores humanos y permite a los empleados enfocarse en tareas más estratégicas y de alto valor.
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