En una sesión de trabajo con un grupo de directivos y responsables de varias empresas de administración de fincas, les planteé que se cuestionarán la pregunta que encabeza este blog: ¿Está preparada mi empresa para poner en marcha y utilizar un sistema de cuadros de mando?
Se generó un amplio debate, y planteamientos diversos. Quedo patente que no hay unos cuadros de mando definidos. Todos indicaron que disponen de información, con más o menos asiduidad, aunque en ocasiones les llega de cada departamento en formatos diferentes y hasta con diferencias temporales. Un número importante de ellos, centraron el tema en la calidad de la información que disponen sus sistemas y sus bases de datos y se cuestionaban algunos aspectos de las mismas.
Pero nadie cuestionó unos aspectos que considero muy interesante y que son innatos a cualquier proyecto.
Es momento de hacerse algunas preguntas
Por un lado. ¿Hay el compromiso de la dirección para encarar un proyecto de creación de un sistema de cuadros de mando?
Es la primera y fundamental pregunta. Si la dirección de la empresa no está plenamente identificada y comprometida con el proyecto este no avanzará y no se realizará.
Por otro lado, hay dos cuestiones que están vinculadas entre sí. ¿Están claramente definidos los objetivos de negocio que se asocian a los cuadros de mando? Y ¿Se han identificado las necesidades de información que son de interés para a dirección y para el resto del equipo?
Conocer bien la empresa, es básico
Estos son los otros aspectos que se deben responder. Antes de comenzar, es necesario conocer cómo es la estructura de la organización, cómo es su organigrama, las áreas de negocio y de actividad de la empresa, cómo están estructurados los departamentos, etcétera, toda este análisis nos deben indicar como deben ser los cuadros de mando y a quién ha de llegar la información.
Vivimos un momento en el que disponer de información es clave para poder tomar decisiones con más rapidez y fiabilidad, lo que, desde nuestro punto de vista, nos permite tener una clara ventaja competitiva en un sector muy atomizado y de mucha competencia como es el de la administración de fincas. Nuestro día a día, genera mucha cantidad de información, si procesamos esa información con calidad y método, estaremos disponiendo de uno de los mayores beneficios que disponen nuestras empresas, y que no es otra que la posibilidad de utilizarla para su análisis y convertirla en uno de los elementos fundamentales de nuestra empresa, en el momento de la toma de decisiones.
Ya he hablado en algún otro artículo, que muchas veces creemos que la tecnología o la compra de aplicaciones informática nos van a resolver todos los problemas de la empresa. La experiencia de nuestro equipo, es que sin los requisitos previos y un análisis de las necesidades de información y como circula la misma entre las personas de la organización, seguiremos teniendo un problema de fondo.
Como recomendación
Nuestra recomendación siempre va a ir en la misma línea, debemos aprovechar al máximo y de la mejor manera posible los recursos, las herramientas y las bases de datos que disponemos para obtener la información necesaria y, sobre todo, para poder tomar la mejor decisión en el momento oportuno.
Expertos en el tema, siempre dicen que “algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella”.
