Te damos las fases para mejorar un proceso concreto

A raíz de los cursos que hemos realizado a nuestros clientes, sobre la aplicación de procedimientos de trabajo en las empresas de administración de fincas, quise destacar una serie de aspectos para aprender a mejorar procesos y resolver problemas mediante nuevos enfoques, partiendo de una premisa, que entiendo que es básica. "Cuestionarnos las cosas".Para ello, les proponía, que después de cuestionar qué proceso o procedimiento queremos mejorar sigamos unas fases más o menos predeterminadas, que vienen a ser las siguientes:

Las fases seguir

1. Analizar el proceso. Estudiarlo.
2. Hacer una definición del proceso. La definición exacta de un proceso revelara por sí misma la solución. No se puede dar una respuesta correcta si no se hacen preguntas correctas, excepto en el caso de que estemos trabajando con nuevas ideas o  nuevos procesos,
3. Enfocar el proceso con perspectiva. Antes de abordar un proceso o problema concreto, conviene considerar si el problema proviene de un síntoma mayor.
4. Plantear el proceso con precisión. Es fundamental poder escribirlo, pues permitirá aclarar ideas. Personalmente recomiendo hacerlo,  a ser posible,  en una o dos frases como máximo.
5. Concretar los objetivos. Los objetivos han de decirnos el planteamiento del proceso, también aconsejo la redacción  de forma escueta y basados en tres aspectos de los objetivos.
   1. Objetivos suficientemente amplios.
   2. Objetivos suficientemente estimulantes.
   3. Objetivos alcanzables.
6. Conseguir datos

La recopilación y evaluación de los datos deben ser estrictamente objetiva. No hay nada peor para llegar a conclusiones erróneas y falsas, que la obtención de pocos datos, o datos inadecuados o datos equivocados.

7. Presentar varias soluciones.

Si llegado a este punto no se observan posibles soluciones es probable que los puntos anteriores  estén mal enfocados.

Posibles causas que bloquean y nos pueden llevar a puntos de vista deformados o a conclusiones irrazonables. Hemos de valorar estos aspectos, sobre todo, si esta labor de mejora de los procesos a través de análisis del problema se hace mediante un grupo de trabajo, pues sus miembros pueden bloquear el proceso por temores como:

1. Resistencia al cambio.
2. Sobre-dependencia de los demás.
3. Bloqueos culturales.
4. Poca motivación.
5. Exceso de motivación.

Siguiendo estas pautas, es más fácil el análisis y la mejora de los procesos que aplicamos en las empresas de administración de fincas. Generalmente partiendo de este primer estudio y complementado  con  métodos más estandarizados,  podemos aplicar y documentar las mejoras en los procesos y procedimientos  que se siguen.