Gestión del tiempo: Optimiza tu día a día

Podemos definir la gestión del tiempo como los “actos sucesivos en que se divide la ejecución de algo para el logro de metas”.

Gestionar adecuadamente nuestro tiempo es clave para alcanzar la eficacia en el puesto de trabajo y en nuestra vida personal y familiar. Nuestro trabajo de administración de fincas, y más especialmente el desempeñado por los administradores de comunidades, con realización de reuniones en horarios fuera de la jornada de trabajo, hace que sea necesario disponer de una buena gestión del tiempo.

Es necesario organizarnos a nosotros mismos antes de querer organizar a los demás. Por esa razón es prioritario conocer cuáles son nuestros objetivos, nuestras responsabilidades claves dentro de la empresa y aquello por lo que nos han contratado y nos felicitarán en nuestro trabajo.

Técnicas básicas que debes conocer

Nosotros recomendamos unas técnicas básicas para comenzar, consistentes en listar las tareas que hacemos, distinguir entre tareas activas y tareas reactivas, y diferenciar entre lo que es importante y urgente. En base a todo ello, aconsejamos programar el tiempo dando respuesta a las tareas que realmente son importantes dentro de mis responsabilidades como forma de alcanzar los objetivos y apoyarnos en metodología y en la tecnología para clarificar prioridades.

Actualmente, las aplicaciones informáticas con tecnología cloud, disponibles en cualquier dispositivo, disponen de agendas, calendarios, tareas, permiten el acceso a la información en cualquier lugar, pero hemos de evitar las trampas del tiempo.

Marín y otros (2007) consideran que para hacer una correcta Gestión del Tiempo hay que tener en cuenta diversos factores:

• Factores culturales: es decir, estilos de trabajo, métodos, costumbres, entre otros, que responden a una concepción de la organización muy distanciada de la realidad vigente.
• Factores de estructura y dinámica organizacional: sobre todo los relativos a la mala formulación de objetivos, y la planificación defectuosa con asignaciones de tiempos y medios en general demasiado escasos.
• Factores de comunicación: como los objetivos mal explicados o mal comprendidos, las contradicciones, el desorden informativo, el ruido, etc.
• Factores de tarea: como la indefinición del puesto de trabajo, o la descoordinación entre tarea y puesto.
• Factores centrados en los equipos humanos: como los jefes entrometidos, incoherentes, sin capacidad resolutiva, o los subordinados del mismo tipo, o desmotivados, etc.
• Factores de adecuación de la organización a su entorno

Factores Personales que influyen:

Además de estos factores, hay otros personales que influyen en la gestión del tiempo:

• Factores de personalidad. La personalidad del individuo pueda afectar a la aplicación de las técnicas o métodos de mejora de la gestión del tiempo.
• Factores del entorno social. El entorno social influye en la formulación de objetivos personales.
• Factores individuales. Las dificultades personales o familiares pueden rebajar las capacidades y rendimientos.
• Factores relacionados con el estrés. El estrés provoca falta de concentración, cambios de humor, conflictos personales, entre otros, que no permiten aprovechar adecuadamente el tiempo de trabajo.

Como conclusión, la razón principal por la que realizar una correcta gestión del tiempo es para lograr un equilibrio entre un rendimiento laboral óptimo y una vida personal satisfactoria.