En este artículo hablaremos de un método de control de morosidad a través de niveles. Este método, probado con casos de éxito, nos permitirá tener controlada nuestra morosidad, que este control sea fácil y ágil, y además, nos aportará efectividad. No existe un truco mágico que nos permita acabar con la morosidad, pero sí métodos como este que nos ayudarán a reducirla drásticamente.
Niveles a tu gusto
Para empezar, deberemos establecer unos niveles. No existe un número determinado de niveles que sean los requeridos. Simplemente dependerá de cada uno y de varios factores, la frecuencia en la que realizaremos este control de morosidad y el número de acciones que realizaremos con el moroso antes de iniciar un procedimiento judicial.
En lo que se refiere a la frecuencia, podemos hablar de realizar el control una vez al mes, cada 15 días, una vez por semana o incluso dos veces por semana. Una de las cosas que nos debe permitir este control de morosidad es que debe ser ágil y fácil de realizar, por lo que podremos ampliar la frecuencia.
Otro aspecto importante, a la hora de definir nuestros niveles de morosidad, serán el número de acciones/reclamaciones que realizaremos con el moroso, antes de emprender la vía judicial.
Por este motivo si cogemos el ejemplo de una administración de comunidades, podremos crear más niveles de morosidad, ya que con el paso del tiempo y los niveles, la deuda contraída será menor que una administración de alquileres, en la que con solo 2 recibos impagados, la deuda se nos dispara.
Una cuestión de protocolo
Una vez decididos los niveles, solo nos quedará elaborar el protocolo de actuación para cada uno de los distintos niveles. Si cogemos como ejemplo, un control de morosidad de 5 niveles, en el primer nivel la reclamación será un simple recordatorio del impago, incrementando la dureza de cada comunicación según se avance de nivel.
Ejemplo de protocolo:
Nivel 1.- Llamada al cliente recordando que debe hacer efectivo el pago de la deuda.
Nivel 2.- Email recordando que se trata de la segunda comunicación y que por tanto se realice el pago en un plazo lo más corto posible.
Nivel 3.- Email Certificado solicitando el pago de la deuda en un plazo inferior a una fecha o días indicados.
Nivel 4.- Email Certificado recordando que se ha superado el plazo y que si el cliente no efectúa el pago de la deuda, se procederá a abrir un proceso judicial.
Nivel 5.- Carta Certificada o Burofax indicando que se inicia el proceso judicial por la deuda contraída.
Nivel 10.- Deudas en procedimiento judicial
Todo aquello que sea un mail o carta, deberá contar con una plantilla ya escrita, para que su envío se realice de la forma más automática posible. En lo referente a los mails certificados, se recomienda el uso de estos, ya que nos proporcionan un acuse de recibo y su coste es muy bajo.
Aplicación del protocolo
Una vez definido el protocolo, el primer paso será organizar la morosidad actual en los distintos niveles creados. Una vez realizada esta ordenación, procederemos al control de morosidad. Para ello, empezaremos por el último nivel, en nuestro ejemplo, el 5 y mandaremos la comunicación establecida. Tras esto, pasaremos estas deudas al nivel especial 10. Continuaremos con el nivel 4, enviando las comunicaciones asignadas y pasando estos morosos al nivel 5.
Si disponemos de una aplicación de gestión que nos permita realizar esta clasificación por niveles, así como el envío de estas comunicaciones, podremos realizar la morosidad en cuestión de minutos. Por lo que no será descabellado, realizar un control de morosidad semanal, debido a los pocos minutos que nos requiere.
Niveles Especiales
Se recomienda la creación de unos niveles especiales. Estos son, por ejemplo, un nivel 90, donde trasladar aquellas deudas contraídas por entidades financieras. Este tipo de entidades, no atienden a nuestras comunicaciones, por lo que debemos conocerlas y controlarlas, pero no gastaremos recursos a la hora de reclamar.
Otro nivel especial es en el que se encuentran aquellos morosos habituales, que pagan poco a poco o cuando pueden y con los que tenemos establecida cierta relación o afinidad. Estos los podemos situar en un nivel 80, donde controlar su morosidad, pero no actuar como el resto de morosos.
Existen muchos otros niveles especiales que puedes necesitar, pero estos solo dependen de ti. Te animamos a que pruebes este sistema de control para que puedas comprobar su efectividad. Esperamos tus comentarios!
